Teisės aktų naujienosSpausdintiAtgal
- Patvirtintos naujos Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės
(įsigalioja 2012 m. sausio 6 d.)
Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymas dėl Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo
(2011 12 20 Nr. V-152, Žin., 2012 01 05, Nr. 2-63)
Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu patvirtintos naujos Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės.
Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės (toliau − Taisyklės) nustato nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų veiklos dokumentų, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai, rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus.
Pažymėtinos kai kurios naujos Taisyklių nuostatos.
- Jei organizacijos ar įmonės parengtų dokumentų apyvarta nėra didelė, dokumentai gali būti registruojami bendrame organizacijos ar įmonės veiklos dokumentų registre (Taisyklių 6 punktas).
- Bylos (išskyrus popierinių dokumentų bylas) indekse nurodomas bylos formą žymintis žymuo. Elektroninių dokumentų bylos indeksą sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir bylos formą žymintis žymuo E – elektroninis dokumentas, pvz., 7.6 E, kur 7.6 žymi eilės numerį, E – bylos formą (Taisyklių 9 punktas).
- Užbaigtos bylos tvarkomos praėjus vieniems metams po jų užbaigimo (Taisyklių 15 punktas).
- Informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į bylas. Jei tokį registrą numatyta saugoti iki 10 metų, jis gali būti saugomas informacinių technologijų priemonėmis, užtikrinant jo autentiškumą, patikimumą ir prieinamumą visą saugojimo laiką (Taisyklių 16.2 punktas).
- Darbuotojų darbo sutartys dedamos į vieną bylą. Jei reikia, papildomai dokumentų apskaitai ir paieškai užtikrinti gali būti rengiamas bylos vidaus apyrašas, kuriame surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje (lapų numeris(-iai) (Taisyklių 16.3 punktas).
- Popierinių dokumentų byla sudaroma ne daugiau kaip iš 150–200 lapų. Jei lapų yra daugiau, sudaromas kitas bylos tomas. Tokios bylos lapai numeruojami laikantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 8 priede nustatytų reikalavimų (Taisyklių 16.5 punktas).
- Jei atitinkamos dokumentų rūšies ar viena tema susijusių dokumentų apyvarta nedidelė, į sudaromą ar tvarkomą bylą gali būti dedami kelerių kalendorinių metų dokumentai, jei tokios bylos apimtis nebus didesnė, nei nustatyta šių Taisyklių 16.5 punkte. Šiuo atveju dokumentai į bylas dedami pagal jų saugojimo terminus (Taisyklių 18 punktas).
- Atrinkti naikinti dokumentai akte gali būti įvardyti apibendrintai, jei jie įrašyti į apskaitos dokumentus, pridedamus prie akto (sąrašą ar pan.) (3 priedas - naujas). Dokumentų naikinimo akte turi būti nurodytas pridedamo apskaitos dokumento sudarytojas, apskaitos dokumento pavadinimas, data ir registracijos numeris (jei jie yra), taip pat į apskaitos dokumentą įrašytų bylų (apskaitos vienetų) skaičius (Taisyklių 19 punktas).
- Užbaigtos bylos per dvejus metus nuo jų užbaigimo įrašomos į bylų apyrašus ir sąrašus arba kitus organizacijos ar įmonės vadovo ar kito įgalioto asmens nustatytus apskaitos dokumentus (Taisyklių 20 punktas).
- Taisyklių 1 priede pateikta Dokumentacijos plano forma papildyta nauja 7 skiltimi. Nustatyta, kad pasibaigus kalendoriniams metams, iki einamųjų metų kovo 1 d. darbuotojas, atsakingas už organizacijos ar įmonės įstaigos bylų apskaitą, dokumentacijos plano 7-oje skiltyje įrašo užbaigtų bylų skaičių. Jei per kalendorinius metus bylų sudaryta nebuvo, šioje skiltyje rašoma „0".
- Taisyklių 2 priede pateiktoje Dokumentų naikinimo akto formoje nurodyta, kad tuo atveju, jei bylas į aktą įrašo ne organizacijos ar įmonės, o licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turinčio juridinio asmens darbuotojas, kartu su pareigų pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas. Jei bylas į aktą įrašo licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turintis fizinis asmuo, pareigų pavadinimas nenurodomas.
- Taisyklės papildytos nauju 3 priedu.
- Taisyklių 4 priede pateiktoje Apyrašo formoje nustatyta, kad tuo atveju, jei bylas į bylų apyrašą įrašo ne organizacijos ar įmonės, o licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turinčio juridinio asmens darbuotojas, kartu su pareigų pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas. Jei bylas į apyrašą įrašo licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turintis fizinis asmuo, pareigų pavadinimas nenurodomas.
_______________________
Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės skelbiamos interneto tinklalapyje adresu:
http://www3.lrs.lt/pls/inter3/dokpaieska.showdoc_l?p_id=416430&p_query=&p_tr2=2